Project Management trong Supply Chain - Recap Webinar
Webinar có sự tham gia của chị Linh Vũ, người có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Supply Chain và Project Management tại Đức, trong đó có adidas. Nội dung tập trung vào cách nhìn thực tế về nghề Project Manager (PM) trong Supply Chain, năng lực cần có và định hướng tìm việc cho sinh viên, người đi làm tại Đức.
1. Supply Chain và Project Management gắn kết chặt chẽ
Supply Chain không chỉ là demand planning, inventory, logistics hay báo cáo. Đây là một hệ thống vận hành đầu-cuối, thường xuyên có các dự án thay đổi như chuyển đổi hệ thống ERP, tự động hóa kho, cải tiến báo cáo, mở hoặc tối ưu mạng lưới kho vận.
Project Management cũng không đơn thuần là lập kế hoạch hay theo dõi tiến độ. PM là người biến thay đổi thành hiện thực: xác định mục tiêu và phạm vi, điều phối các bên liên quan, quản lý phụ thuộc, rủi ro, ngân sách, triển khai và bàn giao cho đội vận hành.
Vì vậy, nền tảng Supply Chain tạo lợi thế lớn để chuyển sang PM: hiểu quy trình đầu-cuối, tư duy hệ thống và quen làm việc với nhiều bộ phận như Finance, Tech/IT, Operations và các đối tác.
2. Công việc PM trong Supply Chain: được gì và đánh đổi gì?
Làm PM giúp phát triển mạnh các năng lực:
Tư duy tổng thể và giải quyết vấn đề theo hệ thống.
Ownership: chủ động dẫn dắt công việc thay vì chỉ hỗ trợ.
Giao tiếp và quản trị kỳ vọng với nhiều cấp độ, phòng ban.
Khả năng phối hợp và tạo đồng thuận giữa các bên.
Hiểu cách tổ chức vận hành và ra quyết định.
Đổi lại, PM thường không đi sâu thành chuyên gia kỹ thuật của một lĩnh vực cụ thể. Công việc cũng có nhiều biến động, áp lực tiến độ, thay đổi ưu tiên và rủi ro. Vì thế, người làm PM cần thoải mái với sự không chắc chắn và biết duy trì sự bình tĩnh khi tình hình thay đổi.
3. Những năng lực quan trọng để bắt đầu
Theo chia sẻ của diễn giả, kiến thức nền về Supply Chain là cần thiết, đặc biệt với PM trong ngành này. Bên cạnh đó, các kỹ năng quan trọng gồm:
Giao tiếp rõ ràng: Khi báo trễ tiến độ, cần nêu rõ trễ bao lâu, tác động là gì và phương án khắc phục.
Quản trị stakeholder: Hiểu nhu cầu, mức độ ảnh hưởng và cách trao đổi phù hợp với từng bên.
Tư duy logic và phản biện: Chia một vấn đề lớn thành các phần nhỏ, xác minh dữ liệu và tìm nguyên nhân gốc.
Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Không chỉ nêu vấn đề mà cần chuẩn bị phương án khả thi.
Học hỏi liên tục: Chủ động tham gia các dự án nhỏ, quan sát người có kinh nghiệm và ghi lại “lessons learned” sau mỗi dự án.
Kỹ năng trình bày: Diễn đạt mạch lạc trong phỏng vấn, họp và thảo luận dự án.
4. Cách quản lý dự án và rủi ro
Một nguyên tắc quan trọng là không che giấu rủi ro. Khi có vấn đề, PM cần sớm làm rõ:
Rủi ro hoặc vấn đề là gì.
Tác động cụ thể đến tiến độ, chất lượng, phạm vi hoặc chi phí.
Các phương án xử lý.
Quyết định hoặc hỗ trợ cần từ stakeholder.
Với ngân sách vượt dự kiến, cần định lượng rõ mức vượt theo giá trị và tỷ lệ phần trăm. Mức tăng nhỏ và việc ngân sách tăng gấp đôi là hai tình huống hoàn toàn khác nhau, kéo theo cấp phê duyệt và phương án xử lý khác nhau.
Khi có nhiều PM trong một dự án, cần phân định vai trò, work package, người chịu trách nhiệm và luồng báo cáo bằng văn bản. Họp định kỳ để rà soát tiến độ, việc mở, phụ thuộc và bước tiếp theo là cần thiết. PM nhiều kinh nghiệm hơn nên hỗ trợ, định hướng và tạo điều kiện để PM junior có cơ hội phát triển ownership.
5. Làm việc với stakeholder cấp cao và xung đột
Khi nhận pushback từ người cấp cao, diễn giả khuyến nghị cần chuẩn bị kỹ với quản lý trực tiếp hoặc đội nhóm trước khi trao đổi. Hãy thống nhất mục tiêu, thông điệp, dữ liệu và phương án đề xuất nội bộ trước; đồng thời hiểu phong cách làm việc của đối phương.
Để chuyển một cuộc thảo luận từ “blame game” sang tìm giải pháp, cần tập trung vào tác động, dữ liệu, phương án và quyết định cần đưa ra — thay vì tìm người chịu lỗi. Sự hỗ trợ từ quản lý và đội nhóm là rất quan trọng; nếu môi trường thiếu hỗ trợ kéo dài, đó có thể là dấu hiệu cần cân nhắc thay đổi.
6. Tìm Werkstudent/Internship và phát triển sự nghiệp tại Đức
Kinh nghiệm thực tế qua Werkstudent hoặc internship là bước khởi đầu rất hữu ích. Ứng viên nên mở rộng bán kính tìm việc, không giới hạn ở một thành phố. Ví dụ, với Mannheim có thể tìm tại các khu vực lân cận, kể cả Frankfurt hoặc Stuttgart nếu việc đi lại hay chuyển chỗ ở khả thi.
Kinh nghiệm làm việc trước đó tại Việt Nam là lợi thế, nhưng không bảo đảm kết quả. Điều quan trọng là biết chuyển hóa kinh nghiệm thành các câu chuyện phù hợp với yêu cầu công việc, luyện phỏng vấn và tránh tạo cảm giác overqualified.
Tiếng Đức không phải điều kiện tuyệt đối để tìm việc trong các công ty quốc tế, đặc biệt với vị trí sử dụng tiếng Anh. Tuy nhiên, tiếng Đức giúp mở rộng lựa chọn, giảm cạnh tranh và hỗ trợ phát triển lâu dài tại Đức.
7. Phỏng vấn và định hướng nghề nghiệp
Quy trình tuyển dụng tại các công ty lớn thường có nhiều vòng, gồm sàng lọc, phỏng vấn với team, case study và phỏng vấn cuối. Để thuyết phục nhà tuyển dụng khi chưa có chức danh PM chính thức, ứng viên nên làm nổi bật các kinh nghiệm có thể chuyển đổi: điều phối nhiều bên, làm việc với chuyên gia kỹ thuật, quản lý tiến độ, giải quyết vấn đề và dẫn dắt một phần công việc.
Sau khi làm PM trong Supply Chain, có thể phát triển theo nhiều hướng:
Chuyên sâu vào một mảng Supply Chain như vận hành kho, planning, reporting hoặc analytics.
Đi theo PM/Program Management.
Chuyển sang các dự án digital transformation, hệ thống hoặc các lĩnh vực cần kỹ năng điều phối liên phòng ban.
8. Góc nhìn về AI và sự sáng tạo
AI có thể hỗ trợ tìm kiếm thông tin, tổng hợp kiến thức và tối ưu một số tác vụ. Tuy nhiên, những năng lực khó thay thế hơn vẫn là điều phối con người, xây dựng đồng thuận, giao tiếp trong bối cảnh phức tạp và đưa ra quyết định.
Sự sáng tạo của PM nên được hiểu là khả năng cải tiến: tìm cách làm đơn giản hơn, hiệu quả hơn và phù hợp hơn. Có thể trau dồi bằng cách quan sát đồng nghiệp, học từ quản lý, tham gia cộng đồng chuyên môn, theo dõi xu hướng và duy trì network chất lượng.
Kết luận
Project Management trong Supply Chain là hướng đi phù hợp với những người thích giải quyết vấn đề, làm việc đa phòng ban và dẫn dắt thay đổi. Thành công không chỉ đến từ công cụ hay kiến thức chuyên môn, mà còn từ ownership, tư duy logic, giao tiếp minh bạch, khả năng học hỏi và một đội ngũ hỗ trợ tốt.
Bình luận