Controlling tại Đức: từ người làm số liệu đến đối tác kinh doanh

Trong webinar, chị Dương Nguyễn chia sẻ hành trình từ nền tảng Finance và CFA, qua kinh nghiệm làm môi giới tài chính tại Việt Nam, đến công việc Business Controller tại một tập đoàn sản xuất lớn ở Đức. Nội dung mang lại một góc nhìn thực tế về Controlling: đây không chỉ là công việc “ngồi với số”, mà là vai trò hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định bằng dữ liệu.

Controlling là gì?

Controlling nằm trong bộ phận Finance nhưng khác với Accounting. Nếu Accounting tập trung ghi nhận chính xác những gì đã xảy ra trong quá khứ theo chuẩn mực kế toán, Controlling sử dụng dữ liệu quá khứ để phân tích hiện tại, dự báo tương lai và đề xuất hành động.

Một Controller không chỉ trả lời câu hỏi “chi phí đã tăng bao nhiêu?” mà còn cần làm rõ:

• Chi phí tăng vì nguyên nhân nào?

• Tác động đến lợi nhuận và kế hoạch kinh doanh ra sao?

• Có thể tối ưu ở đâu?

• Doanh nghiệp nên làm gì tiếp theo?

Vì thế, giá trị của Controller không nằm ở báo cáo, mà ở khuyến nghị có thể chuyển hóa thành hành động.

Các mảng phổ biến trong Controlling

Ở công ty nhỏ, một Controller có thể phụ trách gần như toàn bộ chu trình: lập ngân sách, forecast, theo dõi chi phí, báo cáo và planning. Công việc giúp có cái nhìn tổng thể, nhưng thường thiên về vận hành và khối lượng việc rộng.

Ở tập đoàn lớn, Controlling được chia chuyên sâu hơn, chẳng hạn:

• Sales Controlling: theo dõi doanh thu, sản phẩm, thị trường và hiệu quả bán hàng.

• Functional/Overhead Cost Controlling: quản lý chi phí của các bộ phận như IT, HR, Marketing, Quality hoặc Operations.

• Plant/Production Controlling: phân tích chi phí sản xuất, cấu trúc giá thành và hiệu quả nhà máy.

• Project Controlling: đánh giá hiệu quả tài chính của dự án hoặc sáng kiến đầu tư.

• Legal Entity Controlling: hỗ trợ đóng sổ và theo dõi tình hình tài chính của từng pháp nhân.

Diễn giả cho rằng ba hướng Sales, Functional Cost và Project Controlling đều mang lại nền tảng tốt. Plant Controlling cũng rất giá trị, đặc biệt tại Đức — nơi có nhiều doanh nghiệp sản xuất — nhưng nên xem đây là một trải nghiệm phát triển thay vì ở quá lâu trong một mảng quá hẹp.

Những năng lực cần có

Nền tảng quan trọng nhất là hiểu báo cáo tài chính, bao gồm Profit & Loss, Balance Sheet và Cash Flow. Controller cũng cần hiểu các khái niệm như fixed cost, variable cost, contribution margin, variance analysis, budgeting và forecasting.

Về công cụ, Excel vẫn là kỹ năng cốt lõi. SAP là một lợi thế lớn trong môi trường doanh nghiệp tại Đức. Power BI, Tableau hoặc SQL giúp tăng khả năng tự động hóa và phân tích, đặc biệt hữu ích khi ứng tuyển vào công ty nhỏ hoặc startup.

Tuy nhiên, kỹ năng quyết định sự khác biệt là business partnering: biết giao tiếp với stakeholder, hiểu vấn đề của họ và đưa ra khuyến nghị phù hợp. Controller giỏi không chỉ gửi báo cáo; họ giúp người quản lý hiểu nên ưu tiên điều gì và hành động ra sao.

Ví dụ về tối ưu chi phí

Diễn giả đưa ra ví dụ về chi phí IT tăng mạnh do số lượng license phần mềm và số người dùng tăng. Thay vì chỉ báo cáo khoản tăng này, Controller cần thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn, xác định nhóm nào đang sử dụng license, kiểm tra mức độ cần thiết và trao đổi với IT cùng các bộ phận liên quan.

Kết quả có thể là cắt những license không dùng, chuyển sang phiên bản thấp hơn hoặc phân bổ chi phí chính xác hơn. Đây là cách Controlling biến dữ liệu thành tiết kiệm thực tế cho doanh nghiệp.

Làm việc với stakeholder: hãy giải quyết “pain point” trước

Controller đôi khi bị nhìn như người đến để cắt ngân sách. Để xây dựng quan hệ hiệu quả, cần đổi góc nhìn: trước tiên hiểu khó khăn của stakeholder, sau đó dùng năng lực phân tích để giúp họ giải quyết vấn đề.

Khi một trưởng bộ phận không kiểm soát được ngân sách hoặc không biết chi phí phát sinh ở đâu, Controller có thể hỗ trợ thiết kế báo cáo, làm rõ cost driver và tạo công cụ theo dõi. Khi stakeholder nhận thấy Controller giúp họ làm việc tốt hơn, họ sẽ cởi mở chia sẻ dữ liệu và hợp tác hơn trong những quyết định khó.

Cơ hội cho người mới và người chuyển ngành

Với sinh viên, Werkstudent hoặc internship là con đường quan trọng nhất để bước vào thị trường. Kinh nghiệm thực tế thường có giá trị hơn việc chỉ tích lũy chứng chỉ.

Người từ Finance, Accounting hoặc Audit có lợi thế vì đã có nền tảng về báo cáo tài chính và chuẩn mực kế toán. Người theo CFA cũng có kiến thức hữu ích, nhưng nên diễn giải rõ trong CV những kỹ năng liên quan trực tiếp đến Controlling, thay vì chỉ nêu tên chứng chỉ.

Người chuyển từ Data hoặc Economics cần bổ sung kiến thức kế toán, tài chính doanh nghiệp, budgeting và forecasting. Các khóa học ngắn hạn về Controlling, Power BI hoặc SAP có thể là cầu nối tốt.

Cách viết CV và chuẩn bị phỏng vấn

CV nên mô tả cụ thể doanh nghiệp cũ, quy mô công ty, hệ thống đã sử dụng và chuẩn mực kế toán quen thuộc. Quan trọng hơn cả là diễn đạt công việc bằng ngôn ngữ của tin tuyển dụng: financial analysis, budgeting, forecasting, variance analysis, reporting hay process automation.

CV nên có cấu trúc đơn giản, một cột để phù hợp với hệ thống quét hồ sơ. Không nên nhồi nhét từ khóa hoặc phóng đại kinh nghiệm; thay vào đó, cần làm rõ tác động của công việc mình đã thực hiện.

Phỏng vấn thường bao gồm vòng HR, vòng với quản lý trực tiếp và có thể có case study hoặc bài test Excel. Case study có thể yêu cầu ứng viên phân tích một mô hình kinh doanh mới, xác định các câu hỏi cần đặt ra, đánh giá doanh thu, chi phí và lợi nhuận.

Tiếng Đức, AI và thị trường việc làm

Tiếng Đức không phải lúc nào cũng là điều kiện bắt buộc tại công ty đa quốc gia, nhưng giúp mở rộng đáng kể cơ hội việc làm và thăng tiến. Với các công việc Controlling tại Đức, năng lực tiếng Đức tốt vẫn là một lợi thế đáng kể.

AI và tự động hóa đang tác động đến các tác vụ lặp lại như tổng hợp báo cáo, xử lý dữ liệu và một phần công việc kế toán. Vì vậy, người mới cần chủ động tích lũy kinh nghiệm thực tế, học cách dùng công cụ và phát triển kỹ năng tư duy kinh doanh — những phần khó thay thế hơn.

Thị trường việc làm hiện cạnh tranh, nhưng Controlling vẫn là chức năng cần thiết ở hầu hết doanh nghiệp. Điều quan trọng là kiên trì ứng tuyển, điều chỉnh CV theo từng vị trí, chuẩn bị kỹ cho phỏng vấn và bắt đầu từ cơ hội Werkstudent hoặc internship nếu còn đang học.

Kết luận

Controlling phù hợp với người thích phân tích, muốn hiểu doanh nghiệp vận hành như thế nào và có hứng thú biến dữ liệu thành quyết định. Công việc không đòi hỏi phải là người hướng ngoại, nhưng cần giao tiếp rõ ràng và sẵn sàng hợp tác với nhiều bộ phận.

Con đường phát triển của một Controller không chỉ là giỏi số liệu. Đích đến là trở thành người hiểu business, biết đặt câu hỏi đúng, nhận ra cơ hội cải thiện và đồng hành cùng doanh nghiệp trong các quyết định quan trọng.