Stand out chốn công sở ở Đức - Recap Webinar cùng chị Lê Thu Hương

Khách mời Chị Lê Thu Hương

• Học vấn: Chị Hương học ngành tiếng Đức và Kinh tế Đối ngoại tại Đại học Quốc gia Hà Nội trước khi sang Đức. Tại Đức, chị học dự bị đại học rồi chuyển sang ngành Informatics (lai giữa IT và Kinh tế) cho cả bằng cử nhân và thạc sĩ tại trường Hof University. Chị cũng tham gia các khóa ngắn hạn về Big Data.

• Kinh nghiệm làm việc: Chị hiện đang là Manager tại EY (Ernst & Young). Công việc chính của chị là quản lý nhóm, quản lý dự án.

Lưu ý quan trọng: Tất cả các ý kiến được chia sẻ trong buổi này đều là kinh nghiệm và ý kiến cá nhân của diễn giả, chỉ mang tính chất tham khảo

Tại sao cần Stand Out (Nổi bật hơn)?

Chủ đề "Stand Out" được đưa ra nhằm giải quyết những khó khăn phổ biến mà người Việt Nam gặp phải trong môi trường công sở Đức, đặc biệt là do truyền thống khiêm tốn từ nhỏ khiến họ khó khăn trong việc "shout out" (nói ra) những gì mình đã làm.

Tầm quan trọng của việc nổi bật:

• Tăng cơ hội nghề nghiệp: Giúp được cân nhắc vào các dự án tốt hơn, vị trí tốt hơn, và thăng chức/tăng lương.

• Xây dựng thương hiệu cá nhân: Giúp đồng nghiệp và quản lý biết được năng lực cốt lõi (core competency) của mình (ví dụ: data hay AI) thay vì chỉ là một đồng nghiệp chăm chỉ.

• Tăng hiệu suất làm việc: Xây dựng được sự hợp tác (collaboration) hiệu quả hơn với đồng nghiệp và các phòng ban khác.

• Tự hiểu bản thân: Giúp bản thân hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu, và tăng sự hài lòng trong công việc.

• Cạnh tranh: Trong thị trường khó khăn, việc thể hiện giá trị giúp tăng khả năng được giữ lại.

Công thức thành công và Các Khung làm việc (Frameworks)

Công thức thành công bền vững mà chị Hương chia sẻ bao gồm bốn bước chính:

1. Know Yourself (Biết bản thân): Hiểu rõ giá trị, điểm mạnh, điểm yếu và tiềm năng của mình.

2. Know Others (Hiểu người khác): Hiểu cách làm việc và môi trường xung quanh để xây dựng lòng tin (build trust) và làm việc hiệu quả hơn.

3. Help Others (Giúp đỡ người khác): Giúp đỡ đồng nghiệp giải quyết pain points (khó khăn) của họ. Việc này giúp xây dựng lòng tin và tăng độ nhận diện (visibility).

4. Make Impact (Tạo ra giá trị): Khi đã có cơ hội tốt hơn nhờ tăng độ nhận diện, đây là lúc tạo ra giá trị cụ thể cho nhóm, doanh nghiệp và bản thân.

Các Khung làm việc hỗ trợ chiến lược:

1. SWOT Analysis (cho Know Yourself): 

Phân tích Điểm mạnh (Strengths), Điểm yếu (Weaknesses), Cơ hội (Opportunities), và Thách thức (Threats) để tìm ra giải pháp phát triển sự nghiệp phù hợp.

2. Social Style Model (cho Know Others): 

Mô hình được phát triển bởi Tracom, phân loại hành vi làm việc thành bốn nhóm để tối ưu hóa tương tác, rất quan trọng đối với quản lý và làm việc nhóm:

    ◦ Analytical: Tập trung vào chi tiết, dữ liệu, logic.

    ◦ Driving: Tập trung vào hành động và kết quả (thường là cấp quản lý). Khi căng thẳng (backup behavior), họ có thể trở nên vi quản lý (micromanagement) hoặc chỉ đưa ra mệnh lệnh mà không lắng nghe.

    ◦ Amable: Cởi mở, thân thiện, ưu tiên các mối quan hệ và tránh xung đột.

    ◦ Expressive: Sáng tạo, thích thể hiện và nói chuyện.

    ◦ Việc hiểu rõ phong cách của đồng nghiệp cho phép bạn thích ứng (versatility) cách giao tiếp và làm việc, qua đó dễ dàng xây dựng lòng tin hơn (Ví dụ: cung cấp dữ liệu có cấu trúc khi làm việc với người Analytical).

3. Business Model Canvas / Use Case Canvas (cho Make Impact): 

Khi muốn đề xuất ý tưởng hoặc sáng kiến mới, nên sử dụng các mô hình có cấu trúc này để trình bày. Nó giúp làm rõ giá trị, đối tượng ảnh hưởng, và quan trọng nhất là đo lường được hiệu quả (ví dụ: tiết kiệm bao nhiêu giờ làm việc hay giảm chi phí).

Các Bước Thực hiện Cụ thể

Để biến các chiến lược trên thành hành động, có bốn bước đơn giản cần thực hiện hàng ngày:

1. Observe (Quan sát): 

Quan sát bản thân (mức độ thoải mái, điểm mạnh, điểm yếu) và quan sát đồng nghiệp (để xác định social style và tìm ra pattern hành vi của họ).

2. Ask and Listen (Hỏi và Lắng nghe): 

Đặt câu hỏi mở (what, why) để thu thập thông tin và dữ liệu, vì "If you ask, you lead" (Nếu bạn hỏi, bạn dẫn đầu). Đặc biệt, cần thực hiện Active Listening (lắng nghe chủ động) để lưu giữ thông tin quan trọng. Việc hỏi han giúp kết nối và hiểu được khó khăn của đồng nghiệp.

3. Take Initiative and Make Impact: 

Chủ động đề xuất và thực hiện những việc mà bạn cảm thấy có giá trị thay vì đợi được giao việc.

4. Note (Ghi chú): 

Ghi chú là thói quen quan trọng vì trí nhớ có hạn.

    ◦ Ghi chú cá nhân: Ghi lại những điều mình làm (recaps, summaries).

    ◦ Ghi chú phát triển: Sử dụng cấu trúc STAR (Situation, Task, Action, Result) hoặc CAR để ghi lại các thành tựu, thách thức và bài học kinh nghiệm (lesson learn). Bản ghi chép này cung cấp bằng chứng cụ thể (evidence) cho các buổi đánh giá hiệu suất (performance review), đàm phán lương và phỏng vấn sau này.

    ◦ Ghi chú quan hệ: Ghi lại những chi tiết cá nhân nhỏ của đồng nghiệp (sinh nhật, gia đình) để tăng độ nhận diện thông qua những cử chỉ quan tâm.

Thích ứng Văn hóa và Mối quan hệ

Xây dựng lòng tin (Build Trust): 

Cần chuyển từ small talk (chuyện phiếm nhỏ) sang deep talk (thảo luận sâu hơn về công việc hoặc các chủ đề nghiêm túc khác) để mối quan hệ bền chặt hơn.

Thích ứng với văn hóa Đức: 

Nếu chưa giỏi tiếng Đức, hãy cố gắng học và sử dụng những cụm từ tiếng Đức đơn giản hàng ngày với người Đức, vì điều này giúp gắn kết hơn rất nhiều. Viết email hoặc tóm tắt cuộc họp (meeting minutes) bằng tiếng Đức để luyện tập và tăng độ nhận diện.

Phòng tránh Burnout: 

Để stand out mà không bị kiệt sức (burn out), cần phải học cách nói không với những việc không mang lại giá trị. Cần ủy thác (delegate) hoặc tự động hóa (automate) những công việc lặp đi lặp lại để dành thời gian cho những dự án có impact lớn hơn. Khi muốn tham gia dự án lớn, cần trao đổi với sếp để giảm bớt workload hiện tại và phải cam kết thời gian cho dự án mới.